Osakunnan säännöissä määritellyt virkailijat ovat pääsihteeri, taloudenhoitaja, emäntä ja isäntä. Heidän lisäkseen Osakunnassa toimii koko joukko muita virkailijoita. Alle on koottu lyhyt kuvaus jokaisen viran toimenkuvasta. Uudet virkailijat seuraavalle kaudelle valitaan vuosittain Osakunnan sääntömääräisessä syyskokouksessa (lukuunottamatta Inspehtoria ja Kuraattoria).
Inspehtori
Osakunnan toimintaa valvoo ja tukee inspehtori, joka on myös yhdyssiteenä Osakunnan ja yliopiston välillä. Inspehtorin tulee olla Helsingin yliopiston varsinainen tai ylimääräinen professori tai apulaisprofessori.
Kuraattori
Osakunnan toimintaa johtaa ja valvoo kuraattori. Tehtävässään kuraattorin on noudatettava Osakunnan sääntöjä, päätöksiä ja perinteitä, ja kuraattori myös valvoo Osakunnan sääntöjen, ohjesääntöjen ja rahastojen sääntöjen noudattamista. Kuraattori valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Kuraattoriksi voidaan valita loppututkinnon suorittanut entinen tai nykyinen jäsen tai Osakunnan toimintaan hyvin perehtynyt opiskelijajäsen.
Päävirkailijat
Emäntä
Emännän toimenkuvaan kuuluu Osakunnan järjestämien tilaisuuksien tarjoilusta ja viihtyvyydestä huolehtiminen. Tätä voi olla esimerkiksi pöytäjuhlien menun suunnittelu ja toteuttaminen, sekä kahvitusten järjestäminen. Emännän virassa pääsee siis harrastamaan ruuanlaittoa ja organisoimaan keittiötoimintaa saaden ohessa osakseen myös Osakuntalaisten arvostusta ja lämmintä kiitosta. Emännän oikeana ja vasempana kätenä toimivat apuemännät, jotka auttavat emäntiä esimerkiksi menuiden toteutuksessa.
Isäntä
Isäntä huolehtii Osakunnan tilaisuuksien juomatarjoiluista ja avustaa erilaisissa käytännön järjestelyissä yhdessä apuisäntiensä kanssa. Isäntä pitää lisäksi huolta Osakunnan lipusta ja suorittaa kunniakäynnit, joissa Osakuntaa edustaa lippu. Yhdessä emännän kanssa he järjestävät syksyllä perinteiset pohjalaiset sadonkorjuujuhlat ‐ Parttenkoliaaset. Tässä virassa, jos jossain, pääsee nopeasti tutustumaan Osakuntalaisiin.
Pääsihteeri
Pääsihteeri toimii Osakunnan kokousten, sekä hallituksen kokousten sihteerinä. Tämän lisäksi pääsihteeri huolehtii toimistosta ja Osakunnan kirjeenvaihdosta, sekä tekee toimistopäivystyksiä. Virkailijoiden toimien ja toimintasuunnitelman toteutumisen seuraaminen kuvaavat myös pääsihteerin tehtäviä ja yhteistyötä tulee erityisesti puheenjohtajan ja taloudenhoitajan kanssa.
Taloudenhoitaja
Taloudenhoitaja vastaa Osakunnan rahavirtojen (menevien ja tulevien) seuraamisesta ja varmistaa osaltaan että osakunnalla noudatetaan huolellista rahapolitiikkaa. Taloudenhoitaja maksaa laskut, pitää kirjanpitoa ja osallistuu yleis‐ ja talousvaliokunnan kokouksiin sekä toimii koollekutsujana ja sihteerinä stipendi‐ ja tukirahaston hoitokunnan kokouksissa. Taloudenhoitaja voi myös auttaa virkailijoita Osakunnan rahatalouteen liittyvissä asioissa. Pääsihteerin lisäksi myös taloudenhoitaja osallistuu toimistopäivystyksien pitämiseen.
Virkailijat
Hallituksen puheenjohtaja
Hallituksen puheenjohtaja johtaa puhetta hallituksen kokouksessa, kutsuu hallituksen kokouksen koolle, sekä valmistelee kokousten esityslistat. Puheenjohtaja toimii virkansa puolesta yleis‐ ja talousvaliokunnan jäsenenä sekä tukirahaston hoitokunnassa. Lisäksi puheenjohtaja kuuluu erinäisiin toimikuntiin. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu myös toimistopäivystys. Puheenjohtajalla on merkittävä osa Osakunnan toiminnan etenemisessä ja sen seurannassa. Ohessa pääsee myös osaltaan tukemaan virkailijoiden toimintaa.
Varapuheenjohtaja
Varapuheenjohtaja auttaa puheenjohtajaa asioiden hoidossa ja vetää hallituksen kokoukset puheenjohtajan ollessa estynyt. Toimii puheenjohtajan ”oikeana kätenä”. Varapuheenjohtaja valitaan usein hallituksen keskuudesta.
Kulttuurivaliokunnan puheenjohtaja
Kulttuurivaliokunnan puheenjohtaja vastaa kulttuurivaliokunnan järjestämästä toiminnasta ja ohjelman organisoinnista, johon Osakuntalaiset ovat tervetulleita osallistumaan. Kulttuurivaliokunnan puheenjohtaja ideoi ja kuuntelee myös Osakunnan jäsenten toiveita kulttuurimenoihin liittyen ja loppuvuodesta valmistelee toteuman koko vuoden tapahtumista kuluineen. Tässä virassa pääsee siis suunnittelemaan ja toteuttamaan erilaista toimintaa Osakunnan jäsenille. Kulttuurivaliokunnan puheenjohtajan toimintavuodesta tulee tekijänsä näköinen.
Liikuntavaliokunnan puheenjohtaja
Liikuntavaliokunnan puheenjohtaja kehittelee sekä järjestää Osakuntalaisille kaikkea mahdollista ja mahdotonta liikunta‐aktiviteettia. Valiokunnan tehtävänä onkin ylläpitää Osakuntalaisten liikunnallista hyvinvointia niin lajikokeilujen kuin penkkiurheilun muodossa. Virkailijavuodesta voi tehdä ihan oman näköisensä. Parhaimmillaan saattaa saada itsensä tai jonkun muun jopa ylittämään itsensä uusien juttujen parissa! Myös liikuntavaliokunnan puheenjohtaja valmistelee loppuvuodesta toimintakaudestaan toteuman hallitukselle esitettäväksi.
Ohjelmavaliokunnan puheenjohtaja
Ohjelmavaliokunnan puheenjohtaja järjestää yhdessä valiokuntansa ja sisarosakuntien kanssa pienempiä ja isompia pippaloita omaksi ja muiden iloksi. Lisäksi ohjelmavaliokunta voi järjestää rentoja illanviettoja arki‐iltoina, esimerkiksi lettukestejä tai elokuvailtoja, mitä vain mieleen tulee. Ohjelman suunnittelussa voi hyödyntää omia mielenkiinnon kohteita sekä kuunnella myös Osakunnan jäsenten ideoita, ajatuksia ja toiveita.
Yleis‐ ja talousvaliokunnan puheenjohtaja
Yleis‐ ja talousvaliokunta käsittelee syvempää tarkastelua vaativia Osakunnan asioita ja valmistelee ne esitettäväksi hallitukselle, kuten nimityksiä erilaisiin tehtäviin sekä Osakunnan budjettia. Valiokunnan puheenjohtajan tehtävä on kutsua kokoukset koolle ja tehdä tarvittavat valmistelut.
Asuntovastaava
Asuntovastaava huolehtii EPO:n osalta asuntohakemusten vastaanottamisesta, läpikäynnistä ja asuntojonojen tekemisestä. Tehtävät ajoittuvat asuntohakujen yhteyteen ja niitä on helppo tehdä omalta koneelta mistä vain lokaatiosta. Asuntosihteeri on asuntovastaavan tukena kaikkien kysymysten ja haasteiden ilmaantuessa.
ATK‐vastaava
ATK‐vastaavan tehtäviin kuuluu tyypillisimmillään Osakunnan WWW ‐sivuista, lukuisista sähköpostilistoista sekä erilaisista sähköisistä järjestelmistä vastaaminen. Bottan osakuntaverkon, tulostimien ja hybridi‐kopiokoneen suhteen tätä tehtävää on hoidettu menestyksekkäästi yhdessä Pohjalaisen Valtuuskunnan vastaavan virkailijan kanssa.
Kansainvälisten asioiden vastaava
Kansainvälisten asioiden vastaava huolehtii vuosijuhlaviikolla stipendiaattipäivällisten järjestelyistä ja pitää yllä yhteyksiä ulkomaisiin ystävyysosakuntiin. Kansainvälisten asioiden vastaava myös auttaa osakunnan stipendiaatteja opiskelujen aloittamisessa, sekä tutustuttaa heitä Osakunnan toimintaan.
Maakuntavastaava
Maakuntavastaavan tärkeimpiä tehtäviä on jokavuotisen abi‐infokiertueen järjestäminen Osakuntamme kanta‐alueelle, sekä kesäretken järjestäminen jonnekin päin kanta‐aluetta, usein maakuntavastaavan omaan kotikuntaan. Kesäretki on kesäkauden kohokohta ja maakuntavastaava pääsee suunnittelemaan ja organisoimaan retken kaikkine ohjelmineen. Vuoden aikana on myös mahdollista järjestää muuta maakunta‐aiheista toimintaa, kuten maakuntailtoja. Maakuntavastaava valmistelee hallitukselle esiteltäväksi myös toteumat kuluineen järjestämästään toiminnasta.
Projektivastaava
Projektivastaavan huolehtii osaavasti kaikenlaisten erilaisten pikkuprojektien toteuttamisesta. Hänen harteillaan ovat erityisesti kaikki ne pikkunakit, joiden hoitaminen ei kuulu suoranaisesti muille virkailijoille.
Seniorivastaava
Seniorivastaava pitää huolta entisistä osakuntalaisista eli nuorsenioreista ja senioreista pitämällä yhteyttä heihin ja järjestämällä erilaisia tapahtumia sekä heille että nykyisille epolaisille.
Tiedotusvastaava
Tiedotusvastaava huolehtii siitä, että osakuntalaiset saavat tiedon siitä, mitä kaikkea Ostrobotnialla tapahtuu. Tiedotuskanavina toimivat pääasiassa Osakunnan sähköpostilistat, nettisivut sekä sosiaalisen median palvelut, joiden osalta tehdään yhteistyötä somevastaavan kanssa. Virassa pääsee tekemään yhteistyötä muiden virkailijoiden kanssa ja on mukavaa, kun pysyy itse samalla kartalla siitä, mitä Osakunnalla milloinkin tapahtuu.
Somevastaava
Somevastaava huolehtii osakunnan sosiaalisten medioiden ylläpidosta ja aktiivisuudesta yhteistyössä tiedotusvastaavan kanssa. Osakunnan somekanaviin kuuluvat ainakin Facebook ja Instagram. Somevastaavana pääsee tuottamaan visuaalista sisältöä näille kanaville ja tarvittaessa voi hyödyntää myös graafikon apua.
Virkailijavastaava
Virkailijavastaava on vastuussa Osakunnan virkailijoiden kouluttamisesta ja huolehtii siitä, että jokainen saa perehdytyksen uuteen virkaansa. Koulutuksen lisäksi virkailijavastaava auttaa kehittämään Osakunnan virkoja tarkoituksenmukaisemmiksi yhteistyössä virkailijoiden ja hallituksen kanssa sekä huolehtii virkailijoiden yleisestä hyvinvoinnista. Virkailijavastaava pyrkii myös järjestämään virkojen esittelyillan, ennen Osakunnan syyskokousta, jossa valitaan uudet virkailijat seuraavalle kaudelle.
Yhteiskunnallisten asioiden vastaava
Yhteiskunnallisten asioiden vastaavan toimenkuvaan kuuluu yhteiskunnan toimintaan liittyvien tilaisuuksien järjestäminen, kuten esimerkiksi vaalipaneelit. Lisäksi voi halutessaan organisoida esimerkiksi vierailua eduskuntaan tai johonkin muuhun yhteiskunnalliseen kohteeseen tai tapahtumaan. Yhteiskunnallisten asioiden vastaavan tärkeä tehtävä on myös järjestää Itsenäisyyspäivänjuhlan yhdessä sisarosakuntien kanssa.
Ympäristövastaava
Ympäristövastaavan tehtäviin kuuluu Osakunnan ympäristöstrategian toteutumisen valvominen yhdessä hallituksen kanssa. Lisäksi ympäristövastaava pyrkii lisäämään viihtyvyyttä ympäristöä ajatellen ja kannustaa Osakuntaa mm. kierrätykseen sekä ohjaa muihin ekologisiin valintoihin ja ympäristön huomioimiseen. Ympäristövastaavalla on myös osansa kohteen valinnassa, kun Osakunta vuosittain lahjoittaa rahaa johonkin hyväntekeväisyyskohteeseen.
Arkistonhoitaja
Arkistonhoitaja pitää huolen, että kaikki Osakunnassa tuotettu materiaali aina juhlien pöytäkartoista valokuviin ja historiikkeihin päätyy parempaan talteen jälkipolvien ihmeteltäväksi. Arkistonhoitaja on yksi harvoista ihmisistä, joka tietää mitä on vuosien saatossa talletettu ja minne. Arkistonhoitajan tehtävät sisältävät siis esimerkiksi järjestelyä, luettelointia sekä tietopyyntöihin vastaamista. Ei pölyallergisille.
Fuksimajuri
Fuksimajuri/-t yhdessä fuksivastaavien kanssa ovat uusien osakuntalaisten tuki ja turva. Heitä saa ja pitää vaivata mitä mitättömimmältäkin tuntuvien kysymysten kera niin puhelimitse, sähköpostitse, kirjeitse tai ihan perinteisesti kasvokkain tavaten. Fuksimajurit organisoivat koko fuksitiimin toimintaa ja ovat suunnittelemassa ja järjestelemässä erilaisia uusille (ja vanhoille) osakuntalaisille suunnattuja tapahtumia sekä illanviettoja. Fuksimajurina on mahdollista tehdä yhteistyötä myös naapuriosakuntiemme PPO:n ja VN:n fuksitiimien kanssa.
Graafikko
Graafikko huolehtii tapahtumien jälkeen valokuvien säilömisestä yhdessä valokuvaajan ja arkistonhoitajan kanssa. Yhteistyössä muiden virkailijoiden kanssa Graafikko perehtyy erilaisten Osakunnan käyttämien grafiikkasisältöjen suunnitteluun ja tuottaa tarvittaessa visuaalista sisältöä Osakunnalle esimerkiksi sosiaalisen median kanaviin tai juhlien suunnitteluun.
Valokuvaaja
Räps! Valokuvaajan tehtävänä on verytellä etusormen laukaisuvalmius kuntoon ja olla paikalla siellä missä tapahtuu. Seppä ei tarvitse olla syntyessään, vaan tämä tehtävä sopii hyvin harrastelijallekin ja omien taitojen kehittämiseen. Osakunnalta löytyvät välineet viran toteuttamiseen.
Jäsenrekisterinhoitaja
Jäsenrekisterinhoitaja pitää huolta Osakunnan jäsenrekisteristä päivittämällä muuttuneita yhteystietoja ja lisäämällä uusien jäsenten yhteystiedot rekisteriin.
Kappalainen
Kappalaisen rooli virkailijana on ylläpitää aatteellista keskustelua osakunnassa. Erityisesti uskontojen tai aatteiden kulttuurillisten ilmenemismuotojen aktuaalistaminen kuuluu asiaan ‐ konserteista meditaatioon.
Kellonvetäjä
Kellonvetäjä kirjoittelee omassa kolumnissaan Ostrobotnia‐lehdessä. Lisäksi kellonvetäjä yrittää saada vedettyä Manalassa olevan vanhan kaappikellon käyntiin…
Laulunjohtaja
Laulunjohtaja johtaa laulua Osakunnan juhlissa ja tapahtumissa, sekä ylläpitää Osakuntamme rikasta lauluperinnettä ja on mukana järjestämässä tapakoulutusta pöytäjuhliin liittyvistä muista perinteistä uusille osakuntalaisille.
Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsen / jäsenet
Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsen tai tuttavallisemmin PV:n jäsenet edustavat EPO:a kaikkien kolmen pohjalaisen osakunnan yhteisessä toimielimessä Pohjalaisessa Valtuuskunnassa.
Vuosijuhlamestari
Vuosijuhlamestari järjestää EPO:n vuosijuhlan, joka on Osakunnan pääjuhla. Tämä iltapukujuhla kuuluu Osakunnan hienoimpien juhlien joukkoon, ja sitä edeltää aina vuosijuhlaviikko erilaisine tapahtumineen, joita vuosijuhlamestari koordinoi muiden virkailijoiden avustuksella. Vuosijuhlamestari huolehtii juhlien käytännön järjestelyistä aina budjetointiin asti ja toimii itse juhlassa seremoniamestarina. Vuosijuhlamestarin apuna häärää vuosijuhlatoimikunta, joka on korvaamaton apua juhlien toteutuksessa.
Osakuntalaisen Unionin edustaja
Tärkein tehtävä on istua Osakuntalaisen Unionin hallituksessa, ja välittää tietoa Unionin toiminnasta myös osakuntalaisten tietouteen. Hänen tehtäviinsä voi kuuluu myös huolehtiminen lämpimistä ja välittömistä suhteista muihin osakuntiin.